Hoe organiseer ik een actie

Meld uw actie aan
Wij horen graag van tevoren welke actie u wilt organiseren. Meld uw actie daarom officieel aan via ons aanmeldformulier. Wij nemen uw actieaanmelding vervolgens in behandeling en binnen vijf werkdagen ontvangt u een bevestiging per email met alle informatie die u nodig hebt. In overleg en indien gewenst ontvangt u daarna per post promotiemateriaal zoals flyers en buttons.

Tips om uw actie tot een succes te maken

Wat, hoe en waarom?

Zet op papier wat de actie inhoudt en hoe u het aan gaat pakken. Beschrijf in uw plan ook waarom u deze actie organiseert. Daarmee geeft u een persoonlijk tintje aan de actie. Dit kunt u in een paar regels uiteen zetten en zo hebt u meteen een goed verhaal om sponsoren mee te benaderen.

Actielijst en draaiboek

Maak vanaf het eerste begin een actielijst waarop u de deadline van de actiepunten aan kunt geven en af kunt vinken wat afgehandeld is. Hierdoor hebben u zelf en andere betrokkenen een goed overzicht van de werkzaamheden. Om de actiedag goed te laten verlopen, maakt u een draaiboek. Hierin staat precies wat er op welk moment gebeurt, waar het gebeurt en wie er verantwoordelijk voor is. Zo weet iedereen wat, wanneer en waar er van hem of haar wordt verwacht.

Zoek sponsors

Er zijn in uw omgeving vast clubs, organisaties en bedrijven die zich graag inzetten voor een goed doel. Als u iets moet aanschaffen of huren voor uw actie vraag de betreffende bedrijven dan om korting of om sponsoring in natura, bijvoorbeeld een gratis partytent of catering. Als tegenprestatie kunt u bijvoorbeeld gratis toegangskaarten aanbieden of vermelding op de webpagina van de actie of op de actieflyer.

Promotie

Om uw actie te laten slagen, moeten zoveel mogelijk mensen weten dat er iets gaat gebeuren. Een aantal ideeën om uw actie bekend te maken:

• Maak uw eigen actieflyer en deel deze op zoveel mogelijk plaatsen uit.
• Hang posters op in openbare gelegenheden.
• Bedenk een ludieke manier om de aandacht voor uw actie te trekken.
• Maak gebruik van internet, een eigen website en sites als Hyves, Twitter, Facebook en LinkedIn.
• Mail uw contacten en vraag hen om uw actie onder hún netwerk bekend te maken.
• Benader uw netwerk en vraag hen om uw actie te steunen of te sponsoren.
• Benader de pers; begin bij de plaatselijke krant, radio en televisie.
• Gebruik de door ons beschikbaar gestelde promotiematerialen.

Uw actie op onze website

Evenementen, die toegankelijk zijn voor het publiek vermelden wij op onze website onder nieuws > agenda. U kunt na afloop van uw actie een verslag met een paar leuke foto’s mailen naar: info@welkomhuis-twente.nl. Deze plaatsen wij dan op onze website. Wie weet inspireert u daarmee anderen om ook een actie te organiseren voor het Welkomhuis Twente.

Ondersteuning

Door ons op de hoogte te brengen en te houden van uw plannen kunnen wij u waar mogelijk zo goed mogelijk ondersteunen. Dit begint met het aanmelden van uw actie. Na ontvangst van uw aanmelding nemen wij contact met u op over de mogelijkheden van ondersteuning
.
Waar kunnen wij u niet bij ondersteunen?

Uiteraard waarderen wij alle acties die u opzet, maar u bent zelf verantwoordelijk en organiseert de actie op eigen risico. U bent dus ook zelf verantwoordelijk voor een eventuele voorfinanciering of investering, voor het aanvragen van eventueel benodigde vergunningen, het werven van sponsoren en deelnemers en het incasseren van het geld. Hierin kunnen wij u helaas niet ondersteunen.

Opbrengsten van uw actie

U kunt na afloop van de actie een vrijwilliger of medewerker van Het Welkomhuis Twente  een symbolische cheque overhandigen. Het ingezamelde bedrag kunt u overmaken op ons bankrekeningnummer 6780 onder vermelding van uw actie.